Archivierungspflicht in der Schweiz

Aus IT-Services Dipl.-Ing. Andreas Gross
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Gesetzeslage

Seit dem 1. Juni 2002 gelten die revidierten Regelungen der Art. 957 bis 963 des Obligationenrechts, welche vorschreiben, dass Geschäftskorrespondenz für 10 Jahre archiviert werden muss. Darunter fällt auch elektronischer Datenverkehr wie zum Beispiel E-Mail.

Die Archivierung muss folgende Regeln erfüllen:

  • Die Daten müssen für eine Dauer von 10 Jahren archiviert werden.
  • Echtheit und Unfälschbarkeit müssen nachweisbar sein.
  • Der Zeitpunkt der Speicherung muss unfälschbar Nachweisbar sein.
  • Die Gewährleistung der Lesbarkeit muss erfüllt werden.
  • Die Daten müssen innert nützlicher Frist wiederherstellbar sein.
  • Dem Datenschutz unterliegende Daten müssen verschlüsselt archiviert werden.

Verantwortlich ist in erster Linie die Geschäftsleitung.

OR Art. 957

1 Wer verpflichtet ist, seine Firma in das Handelsregister eintragen lassen, ist gehalten, diejenigen Bücher ordnungsgemäss zu führen aufzubewahren, die nach Art und Umfang seines Geschäftes sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit Geschäftsbetriebe zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen.

2 Die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist.

3 Betriebsrechnung und Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können auch elektronisch oder vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit gemacht werden können.

4 Elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz haben gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind.

5 Der Bundesrat kann die Voraussetzungen näher umschreiben.


OR Art. 962

1 Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren.

2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein oderausgegangen ist.


OR Art. 963

1 Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, kann bei Streitigkeiten, die das Geschäft betreffen, angehalten werden, Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz vorzulegen, wenn ein schutzwürdiges Interesse nachgewiesen wird und das Gericht dies für den Beweis als notwendig erachtet.

2 Werden die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege oder die Geschäftskorrespondenz elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt, so kann das Gericht oder die Behörde, die kraft öffentlichen Rechts ihre Edition verlangen kann, anordnen, dass:

1. sie so vorgelegt werden, dass sie ohne Hilfsmittel gelesen werden können; oder

2. die Mittel zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie lesbar gemacht werden können.