Dokumenten Verwaltung (Manage)

Aus IT-Services Dipl.-Ing. Andreas Gross
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Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden (Information-Retrieval) sowie Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz von Informationen.

Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document-Management, Collaboration, Web-Content-Management, Records-Management und Workflow-/Business-Process-Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.


DM Document-Management (Dokumentenmanagement)

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Bild: ECM-Komponenten: Document Management.

Unter Document-Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung DMS zu verstehen, sondern die Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Checkin/Checkout zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen
  • Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen Format)
  • Suchen und Navigieren zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten
  • Visualisierung zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und Übersichten

Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der anderen „Manage“-Komponenten, mit der immer weiter ausgreifenden Funktionalität von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino und mit den Eigenschaften von „Library-Services“ zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen.

Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware)

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Bild: ECM-Komponenten: Collaboration.

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der Groupware entwickelt haben, geht weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Wissensmanagemen/Knowledge Management mit ein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Gemeinsam nutzbare Informationsbasen
  • Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen
  • Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen
  • Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere
  • Kommunikationsanwendungen wie Videokonferenz/Video-Conferencing
  • Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung


WCM Web-Content-Management

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Bild: ECM-Komponenten: Web Content Management.

Enterprise-Content-Management schließt Web-Content-Management (Web-Content-Management-Systeme (WCMS) ein. Die Bereitstellung von Inhalten im Internet und Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein. Zum Web-Content-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem kontrollierten Web Content Lifecycle/Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess
  • Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation
  • Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate, personalisierte Anzeigen und Versionierung
  • Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche Informationen
  • Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung, HTML, XML u. a.)

RM Records-Management (Ablage- und Archivverwaltung)

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Bild: ECM-Komponenten: Records Management.

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records-Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. Records-Management ist durch die ISO 15489 normiert und in Europa durch den MoReq-Standard spezifiziert. Records-Management ist Speichermedien-unabhängig und kann z. B. auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zum elektronischen Records-Management (ERM) gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen (z. B. in einer (Akten)-anwendung)
  • Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung und Klassifizierung von Informationen
  • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
  • Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z. T. bis auf einzelne Inhaltskomponenten in Dokumenten
  • Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Metadaten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

Wf Workflow / BPM Business-Process-Management (Vorgangsbearbeitung)

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Bild: ECM-Komponenten: Workflow / Business Process Management.

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch den Begriff BPM Business-Process-Management eindeutig.

Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so z. B. den

  • „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert und kontrolliert, und den
  • "ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses vorgibt.

Workflow-Lösungen können als „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit dem Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer "Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der Systeme den Informations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlich ist.

Zum Workflow-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen
  • Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten
  • Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.B. Fachanwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte)
  • Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung der Bearbeitung
  • Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen (siehe z.B. Geschäftsprozessmodellierung)
  • Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität
  • Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse

Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen.


Business-Process-Management (BPM)

Business-Process-Management (BPM) geht in seinem Anspruch noch einen Schritt weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende Funktionen:

  • Vollständige Workflow-Funktionalität
  • Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene
  • Enterprise Application Integration (EAI) zur Verbindung verschiedener Anwendungen
  • BI (Business-Intelligence) mit hinterlegten Regelwerken, Integration von InformationWarehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit unterstützenden Hilfsprogrammen

„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten. Sie beinhalten vielfach bereits die „Store“-Komponenten.


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